Je hebt een project in je hoofd. Misschien een documentaire reeks die je al een jaar wilt beginnen, misschien iets waarvoor je een fonds gaat aanschrijven, misschien een expositie die je aan een galerie wilt voorstellen. Het idee zit vast, het plan niet. Zodra je gaat opschrijven wat je precies gaat maken, hoe je daar komt en wat er na afloop mee gebeurt, merk je dat een goed idee en een goed projectplan twee verschillende dingen zijn. Ik zag hoe fondsen, galeries en fotografen zelf projectplannen opbouwen, en een paar patronen kwamen steeds terug. Zeven daarvan zet ik hieronder op een rij.
Begin je projectplan bij je eigen aanleiding
Een projectplan dat begint bij een algemeen onderwerp leest anders dan een projectplan dat begint bij een persoonlijke aanleiding. De reden waarom dit verhaal verteld moet worden, en waarom juist door jou, hoort in de eerste regels te staan. Je eigen achtergrond, positie of toegang kleurt hoe je het onderwerp benadert. Schrijf dat expliciet op in plaats van het weg te laten. 'Ik wil de vissersgemeenschap van Urk vastleggen' zegt minder dan 'ik ben zelf opgegroeid in een vissersfamilie en zie de generatie na mij afhaken'. Dat laatste geeft een lezer sneller een reden om verder te lezen. Een goede aanleiding hoeft niet dramatisch te zijn. Een jarenlange fascinatie, een toevallige ontmoeting, of gewoon iets dat je elke dag opvalt in je eigen omgeving werkt net zo goed, zolang je uitlegt waarom het jou is opgevallen en niemand anders.
Laat zien hoe je er komt, niet alleen wat het wordt
Een projectplan beschrijft vaak uitvoerig het eindresultaat en nauwelijks het proces ernaartoe. Sommige fotografen doen vooraf onderzoek, anderen werken vanaf een vaste locatie of reizen juist rond, alleen of samen met de mensen die ze fotograferen. Of het nu een fondsjury is, een galerie-eigenaar, of jijzelf over een half jaar: die werkwijze is net zo interessant als het onderwerp. Het laat ook zien dat je hebt nagedacht over de praktische kant, niet alleen over de artistieke. Een projectplan dat alleen het resultaat beschrijft, laat de lezer gissen naar hoe realistisch dat resultaat eigenlijk is. Een paar zinnen over je werkwijze nemen die twijfel weg.
Noem concrete mijlpalen, geen brede fases
'Onderzoek in het voorjaar, opnames in de zomer' klinkt als een planning, maar zegt weinig. Een mijlpaal wordt pas bruikbaar met een concrete oplevering die aangeeft wanneer een fase echt af is: een eerste selectie klaar, een proefopname met de hoofdpersoon, een bevestigde locatie. Dat soort concrete opleveringen per fase maakt een tijdlijn geloofwaardig, en geeft je onderweg houvast om te zien of je op schema ligt. Het scheelt ook bij het uitleggen van je planning aan anderen: 'ergens in de zomer' vraagt om een toelichting, 'eerste montageronde klaar in augustus' niet.
Weet wanneer het klaar is
Bij een project met een harde deadline, zoals een subsidieronde of een expositiedatum, is dit vanzelf duidelijk. Bij een langlopend, zelfgestart project is dat lastiger, en juist daar verzandt een project regelmatig doordat er geen duidelijk eindpunt is. Een aantal beelden, een tijdsbestek, of een inhoudelijk criterium zoals 'als ik het verhaal van deze familie compleet heb verteld' geeft houvast. Het mag onderweg nog verschuiven, maar een vaag eindpunt is geen eindpunt. Zonder dat punt loopt een project makkelijk door tot het door tijdgebrek of motivatie vanzelf stilvalt, in plaats van bewust afgerond te worden.
Denk na over wat er mis kan gaan
Toegang die wegvalt, een deelnemer die afhaakt, een locatie die niet meer beschikbaar is, weersafhankelijkheid bij een buitenproject. Je hoeft niet alles te voorzien, maar een korte paragraaf over risico's en wat je dan doet, laat zien dat je verder hebt gedacht dan het optimistische scenario. Voor een fonds of galerie is dat een teken van professionaliteit. Voor jezelf is het een handig referentiepunt als er onderweg iets tegenzit. Een paar regels volstaan meestal: welk risico je ziet, en wat je alternatief is als het zich voordoet. Een locatie die afvalt, kun je bijvoorbeeld ondervangen met een tweede optie die je al hebt verkend.
Een begroting die past bij je projectplan
Een begroting van €15.000 voor een project dat in drie weekenden te fotograferen is, roept vragen op, ook als het project zelf sterk is. Reken uit wat je posten echt kosten: reiskosten, materiaal, uren, postproductie, presentatie. Bij veel fondsen is een offerte verplicht boven een bepaalde drempel, bijvoorbeeld boven €1.000 per post. Concrete bedragen per post, ook als je moet schatten, ogen betrouwbaarder dan een paar ruime totalen zonder onderbouwing.
Vergeet het vervolg niet
Beschrijf wat er met het werk gebeurt zodra het af is: een expositie, een publicatie, een presentatie, een samenwerking met een lokale instelling. 'Ik wil het werk delen' is geen plan, het is een wens zonder vervolg. Noem waar mogelijk waar, met wie, en bij voorkeur ook wanneer, ook als het nog een voorzichtige inschatting is. Een ontbrekend vervolg is vaak een zwakte in projectplannen, en tegelijk een van de makkelijkst te verhelpen. Het kost een paar zinnen, en het verandert een project dat eindigt bij "de foto's zijn klaar" in een project dat ergens naartoe werkt.
Deze zeven punten lossen niet je hele projectplan op, maar ze zijn wel de plekken waar een plan het vaakst blijft steken. Of je nu een subsidiebijlage schrijft, een expositie voorstelt, of gewoon een projectplan wilt schrijven voor je eigen fotografieproject: de projectplan-tool helpt je dit in eigen woorden op te schrijven, met uitleg bij elk onderdeel en een controle op vage taal aan het eind. Geen kant-en-klaar document, wel een voorbereiding die een project starten of pitchen daarna makkelijker maakt.